Az elmúlt hónapokban arra kérték az ISZSZ-t és a VKSZ-t, hogy értékeljék az új rendszer első háromnegyed évét, milyen tapasztalatokat szereztek a működés során?
Mielőtt az érintett szervezetek értékelőit közzétennénk, tekintsük át röviden, hogy pontosan ki milyen feladatot lát el!
Intézményi Szolgáltató Szervezet feladatköre:
- Pénzügyi, számviteli és munkaügyi adminisztráció teljes körű ellátása valamennyi önállóan működő intézmény részére.
- Az ellátott profilhoz illeszkedő támogató feladatok, illetve beszerzések elvégzése.
- Takarítási feladatok ellátása valamennyi intézmény részére.
- Külső szolgáltatók kiválasztása az egyéb támogatói feladatokra.
„VKSZ” Veszprémi Közüzemi Szolgáltató Zrt. feladatai:
- Ellátja az őrzés-védelmi feladatokat és biztosítja a portaszolgálatot valamennyi intézmény részére.
- Parkgondozási és épület-karbantartási, műszaki, üzemeltetési feladatok.
- Intézményi hó-eltakarítás, síkosság-mentesítés.
- Biztosítja az energetikai, fűtési feladatok ellátását, valamint végzi az energia- beszerzést.
- Igény esetén gépkocsi-üzemeltetési feladatokat lát el.
Az intézményvezetők beszámolójából kitűnik, hogy az együttműködés a "VKSZ" Zrt. és az intézmények között jónak mondható, rugalmasság jellemző a problémakezelésre, minden típusú karbantartás igénybe vehető, jó a munkaszervezettség. A bejelentett hibákat, amelyek a közvetlen működést segítik, gyorsan kijavítják, az egyéb javítások elvégzése már nem annyira gyors, több időt igényel.
Az óvodák esetében problémaként merült fel, hogy nem történt meg az udvari játszóeszközök teljes körű festése, illetve forráshiány miatt csak a balesetveszélyes játékok csiszolására, festésére volt lehetőség. Probléma továbbá, hogy 1 fő karbantartó kevés, szükség lenne még udvaros dolgozóra, mert a reggeli időszakban egyszerre minden intézménynél szükséges feladatok ellátása (pl. hó eltakarítás).
A portaszolgálat esetében a kulturális intézmények részéről igényként merült fel, hogy a portaszolgálatot állandó személyzet lássa el. A fluktuáció kerülendő, mert az állandó változás miatt a portások nem ismerik az intézmények dolgozóit, nem tudnak megfelelő tájékoztatást adni az intézmények látogatóinak.
Ugyanezt a VKSZ Zrt is jelezte, miszerint a személyi változások oka, hogy betegség, szabadság esetén nehezen megoldott a helyettesítés, amit csak más intézményből – dolgozók átcsoportosításával - lehet megoldani, így a dolgozók a rendes munkaidő kereten túl, túlórában tudják ellátni feladataikat. Az oktatási intézmények tanítási napokon kívüli nyitva tartása nem egységes, probléma a szabadságok kiadása. Az intézmények által leadott nyitva tartási igényre vonatkozó kérés nem mindig fedi a valós igényt, a portaszolgálat munkaideje ez által kiszámíthatatlan. Ez a probléma az együttműködés hatékonyabbá tételével megoldható, illetve kiküszöbölhető.
Néhány intézmény egyedi problémát is jelzett, egyik esetben a gépjármű üzemeltetési feladatok ellátására kialakított megbízási díj összege volt magas, a másik esetben a gépjárművezetők státusza nem megoldott, és az autók karbantartásánál kiszámláztak olyan elvégzett gépjármű javítási, karbantartási feladatokat, melyek anyagi terhének viselője nem egyértelmű.
A gépjármű üzemeltetéssel kapcsolatban intézményenként eltérőek a vélemények, ezért e tekintetben már ma is csak egy lehetőség a VKSZ Zrt megbízása, amihez a forrás az önkormányzat által fenntartott intézmények költségvetésében szerepel.
Az Intézményi Szolgáltató Szervezet feladatai a gazdálkodási szolgáltatások széles skáláját fedik le, a működést a szervezet igyekszik az intézményi igényekhez illeszteni, ami egyre több pozitív visszajelzést vált ki az utóbbi időben.
A köznevelési intézmények vezetői veszteségként élték meg, hogy 2013. januárjától nem rendelkeznek gazdasági ügyintézővel. Mivel e tekintetben intézményfenntartói feladatról beszélünk, és az önkormányzat a működtetéssel kapcsolatban rendelkezik hatáskörrel, ezt a kapacitásbővítést a város nem tudja felvállalni. Másik akadályozó tényező, hogy az önkormányzatnál végrehajtott intézményi átszervezéséhez kapcsolódó többletkiadások fedezésére 2013. szeptemberben támogatási igényt nyújtottak be a Magyar Államhoz. A támogatás igénybevételének feltétele miatt az önkormányzat nem tudja fejleszteni munkaerő létszámát, mert ellenkező esetben az igénybevett pályázati forrást vissza kell fizetni.
Fontos visszajelzésként nyugtázhatjuk, hogy a számlázással, a FORRÁS program használatával, az intézmények kötelező szabályzatainak elkészítésével kapcsolatos kezdeti nehézségek megoldódtak, a Pénzügyi Iroda segíti a gazdasági ügyintézők munkáját.
Visszatérő kérdéskör továbbá az intézményvezetők részéről, hogy a korábbi megszokott utasítási jogköreik csökkentek, ami már nem terjed ki az intézményben dolgozó minden munkavállalóra, hiszen azok részben az ISZSZ, részben a VKSZ Zrt. dolgozói. Mivel ezen kérdéskörben alapvetően a jogszabályi rendelkezések az irányadóak, a szolgáltatókat arra ösztönzik, hogy figyeljenek az épületeket használók igényeire.
A diákétkeztetésnél több intézmény javasolja és kéri az elektronikus utalással vagy bankkártyával való fizetési lehetőség biztosítását, amely folyamatot az ISZSZ már elindította, ezért ennek a javaslatnak megtörtént a befogadása és a feladat teljesítése további intézkedést nem igényel.
Minden intézmény jónak tartja az intézményi referensek kijelölését, amely az ISZSZ-el való kapcsolattartást segítő intézkedés volt, így ugyanazzal az egy személlyel tartják a kapcsolatot, aki jobban megismeri az adott intézmény működését, a felmerülő problémákat, így gyorsabbá és hatékonyabbá vált az együttműködés. Szintén jó ötletnek bizonyult a futárszolgálat bevezetése, miden intézménytől pozitív visszajelzés érkezett.
Összehangoltabb együttműködést igényel viszont az aláírások ütemezése, a vezető által aláírandó iratokat ugyanis az aláírás előtt nem mindig kellő időben kapják meg az intézmények.
A takarító személyzet esetében szintén igényként merült fel több esetben a portaszolgálathoz hasonlóan, hogy a feladatot állandó személyzet lássa el.
Az intézmények beszámolóiban megtalálhatók műszaki jellegű problémák, amelyek nincsenek összefüggésben az összevont intézményirányítási modell működtetésével, ezek megoldása külön intézkedést igényel, amihez a költségvetés útján lehet majd forrásokat biztosítani.
Az év elején bevezetett intézményi modell szolgáltatásai csak részben terjednek ki a Laczkó Dezső Múzeumra és az Eötvös Károly Könyvtárra, mivel ezen intézmények csak az ISZSZ szolgáltatásait veszik igénybe, a műszaki karbantartást saját szervezettel végzik. Ezen intézményekkel több ízben egyeztetéseket folytattak a műszaki fenntartás és karbantartás szolgáltatások központosított rendszerébe való becsatlakozásukkal kapcsolatban. Mivel az érintett épületek műszaki állapota ezt indokolja, javasolták a polgármesternek, hogy a 2014. évi költségvetési rendelet kapcsán vizsgálja meg a központi szolgáltatás kiterjesztését ezen két intézmény műszaki fenntartása tekintetében.
Összességében elmondható - a kezdeti nehézségeket leszámítva -, hogy az intézményirányítási modell a várakozásoknak megfelelően jól működik és jelenleg beavatkozást nem igényel, a rendszer hatékonysága jelenleg köztes állapotban van, amin sokat lehet még javítani azzal, ha a felmerült problémákat egy összehangoltabb együttműködés keretében kezelik az érintettek.
