Az emberek a telefont minden nap használják, és mindeközben sokszor megsértik a telefonálás protokollját. Talán nem is gondolnád, hogy mennyire fontos az, hogy hogyan telefonálsz. Ahhoz, hogy a lehető legjobbat hozd ki magadból telefonálás közben is, most összegyűjtöttünk néhány szempontot, amelyet érdemes szem előtt tartanod.
Hívás fogadása
A rendezvényszervezők szakmájában elengedhetetlen, hogy mindig telefonközelben legyenek. Tehát nagyon fontos, hogy rögtön fogadd a hívásokat, ne várakoztasd meg a hívó felet. A protokoll szerint három csengetés az, amely elfogadható. Emellett hívóként sem illik hosszas ideig csengetni az ügyfelet.
Bemutatkozás
Az egyik alapszabály, hogy a hívó félnek a telefon felvételekor illik bemutatkoznia. Valamint az sem árt, ha a hívott fél is bemutatkozik, a félreértések elkerülésének érdekében.
Érthető, lényegre törő beszéd
Mivel a beszélgetőpartnerek nem látják egymás arcát, így még inkább fontos, hogy értsék egymás beszédét. Célszerű artikulálva, mosolyogva, megfelelő hangerővel beszélni. Kerülni kell a felesleges beszédet, csak a lényeget mondd el. Ugyanis cseppet sem biztos, hogy a partnered ráér, és a te időd is drága.
Aktív hallgatás
Figyelmesen hallgasd végig az ügyfeled, esetleg le is jegyezheted a fontosabb dolgokat. Így könnyebben tudsz az ügyfeled kérdéseire választ adni és később emlékezni a megbeszéltekre.
Hanyagold a hangosítást!
Azt gondolhatod, hogy a hangosító funkció számos előnnyel jár, hangosabban hallhatod az ügyfelet, felszabadulnak a kezeid, stb. Viszont a kihangosítás miatt hallani lehet a háttérzajokat, amely zavaró lehet. Ha mégis ragaszkodsz a kihangosítóhoz, használj fülhallgatót!
A szakmai nyelv használata
A legfontosabb, hogy mindig kellő tisztelettel beszélj az ügyféllel. Hiszen bármilyen jó kapcsolatot ápolsz is vele, akaratlanul is mondhatsz neki olyat, ami neki nem tetszik. Ez pedig hátráltatja a közös munkát.
Légy barátságos!
Mindenki szívesebben beszél valaki olyannal, aki kedvesen, türelmesen felel. A pozitivitás elsősorban akkor lehet még hatásosabb, ha az ügyfélnek rossz kedve van. Ilyenkor nem az a megoldás, hogy te is durván és tiszteletlenül beszélsz vele, hanem próbálsz neki egy kis pozitív energiát átadni azzal, hogy kedvesen kommunikálsz. Így könnyen megoldhatod a feszült szituációkat. Ha még többet szeretnél megtudni, netán szívesen tanulnál is, a MOE Rendezvényakadémiánál elérhető Üzleti Protokoll Online Mesterkurzus vár rád!
Telefon továbbkapcsolása
Előfordul, hogy az ügyfelet tovább kell kapcsolni valaki másnak, és így várakoztatni kell. Ilyenkor mindenképp kérdezd meg, hogy ráér-e várakozni esetleg néhány percig is.
Ne beszélj mellé!
Nyugodtan mondd meg, ha valamely kérdésre hirtelen nem tudod a választ. Nézz utána és később hívd fel a válasszal. Így elkerülhető, hogy rossz információval szolgálj.
Hangposta
Lényeges az is, hogy figyeld a hangpostát és reagálj rá. Ugyanis az ügyfél számít rá.
Ha ezeket a szempontokat figyelembe veszed, biztos lehetsz benne, hogy a telefonálás etikettjét betartod.
